Demande d’approbation éthique

Toute activité de recherche avec des êtres humains, menée au Collège de Maisonneuve par un enseignant, chercheur, étudiant, membre du personnel du Collège ou encore un chercheur de l’externe, doit être évaluée sur le plan de l’éthique et approuvée par le Comité d’éthique de la recherche (CÉR) du Collège avant qu’elle ne soit entreprise. 

De plus, tout chercheur de l’interne ou de l’externe doit préalablement obtenir une approbation de convenance institutionnelle par la direction des études du Collège de Maisonneuve. 

Pour toute question ou demande d’information concernant la convenance institutionnelle ou l’approbation éthique, n’hésitez pas à communiquer par courriel avec la coordination du CÉR.

Convenance institutionnelle

L’évaluation de la convenance institutionnelle vise à s’assurer que les projets de recherche menés au Collège s’arriment avec les orientations de l’établissement, que les ressources requises par les chercheurs soient disponibles, que les étudiants et les employés ne soient pas sur-sollicités et que les projets de recherche n’entrent pas en conflit avec d’autres projets en cours. 

Nous vous conseillons de présenter votre projet au moins un mois avant la tenue d’une rencontre du CÉR afin d’éviter des délais supplémentaires. Veuillez envoyer les documents par courriel au CLIIC.

• Le formulaire de demande de convenance institutionnelle demandant les éléments suivants :
  • Coordonnées des chercheurs 
  • Titre du projet et résumé
  • Protocole de recherche complet (cadre théorique, objectifs, questions de recherche et hypothèses, méthodologie et échéancier, analyses prévues, apport du projet au développement des connaissances dans votre discipline, diffusion des résultats et transfert des connaissances)
  • Clientèle visée (personnel, étudiants, autochtones, minorités visibles, personnes handicapées, etc.)
  • Dates du projet et dates prévues de la collecte de données
  • Information sur les ressources qui devront être fournies par le Collège (obtention de données provenant de nos bases de données ou de documents institutionnels, par exemple).
• Tout certificat d’approbation éthique émis par un autre CÉR ayant déjà évalué le projet, le cas échéant 

Si vous ne recevez pas d’accusé de réception dans les 48 heures suivant votre envoi, veuillez écrire au CLIIC. 

Approbation éthique

Le CÉR du Collège de Maisonneuve a pour mandat d’évaluer l’éthique des projets de recherche avec des êtres humains réalisés par les chercheurs du Collège de Maisonneuve ou de ses centres collégiaux de transfert de technologie (CCTT), sous leurs auspices ou par des chercheurs externes qui y recrutent des participants. 

Aucun participant ne peut être sollicité ou recruté au Collège de Maisonneuve avant que le projet de recherche ait obtenu l’approbation éthique du CÉR. 

Pour présenter votre demande d’approbation éthique d’un projet de recherche, veuillez remplir le formulaire de demande d’approbation éthique d’un projet de recherche impliquant des êtres humains (consulter le document d’aide sur les méthodologies et procédures) et joindre tout certificats d’approbation éthique émis par les autres CÉR qui ont déjà évalué le projet, le cas échéant. 

Les dossiers soumis au CÉR pour évaluation éthique, indépendamment du niveau d’évaluation, doivent être accompagnés des documents que le comité juge appropriés (voir la liste des renseignements pouvant être requis) : 

• Description du projet de recherche ou le protocole de recherche (le document approuvé par l’organisme subventionnaire ou le département, le projet de mémoire ou de thèse à jour, etc.)
• Documents destinés aux participants (formulaire de consentement, document d’information, lettre de sollicitation, etc.)
• Outils de collecte de données (questionnaire, guide d’entretien, etc.), le cas échéant
• Convenance institutionnelle

Une liste de vérification indiquant les documents à joindre à votre dossier est annexée au formulaire de dépôt. 

Le CÉR peut demander des précisions ou d’autres informations au besoin selon la nature de la recherche. 

Veuillez faire parvenir l’ensemble des documents requis à l’adresse suivante : cer@cmaisonneuve.qc.ca. Le CÉR communiquera son verdict par courriel. 

En cas de désaccord avec le verdict rendu par le CÉR à la suite de l’évaluation de votre projet, vous pouvez demander des explications supplémentaires par écrit au CÉR. Si une insatisfaction demeure, vous pouvez déposer une plainte par écrit auprès de Véronique Raymond qui l’acheminera à l’autorité responsable d’évaluer la teneur de la plainte et le verdict du CÉR. Notez que la décision rendue par cette autorité est sans appel. 

Demande d’accès partiel aux fonds de recherche

La recherche auprès d’êtres humains ne peut en aucun cas débuter avant l’obtention d’une approbation éthique (y compris les activités de recrutement de participants). Cependant le chercheur responsable peut demander un accès partiel aux fonds de recherche avant l’obtention de l’approbation éthique sous certaines conditions. 

Ces fonds peuvent servir à l’embauche d’assistants de recherche et à l’achat de matériel, ainsi qu’à financer des travaux n’impliquant pas la participation d’êtres humains tels que des recensions des écrits, l’élaboration d’outils de recherche et de modèles théoriques. 

Le cas échéant, veuillez transmettre le formulaire de demande d’accès partiel aux fonds de recherche dûment rempli au CLIIC.

Suivi continu et modifications envisagées des projets de recherche 

À la suite de l’examen initial et de l’approbation du projet de recherche par le CÉR, l’évaluation éthique de la recherche doit se poursuivre pendant toute la durée du projet, conformément à l’article 6.14 (art. 2.8). 

Une recherche sera soumise à une évaluation éthique continue à partir de la date de son approbation initiale par le CÉR et pendant toute la durée de sa réalisation (art. 2.8). 

Si le projet de recherche dure plus d’un an, le formulaire de suivi et de modification doit être remis à chaque année pour permettre au CÉR de porter un jugement éclairé sur l’acceptabilité éthique continue du projet. Tout retard dans la transmission du rapport annuel entraînera la révocation temporaire du droit d’effectuer la recherche et ce, jusqu’à ce que le dossier ait été régularisé. Un rapport final doit aussi être présenté au terme du projet, à l’aide du même formulaire de suivi et de modification, afin d’indiquer au CÉR la fin du projet. 

Si le projet de recherche dure moins d’un an, un rapport final au terme du projet suffit (art. 6.14). Notez qu’un projet est considéré comme étant terminé quand le rapport final est remis à l’organisme subventionnaire ou, dans le cas des projets étudiants, que la thèse ou le mémoire soit accepté. 

Pour obtenir l’approbation d’un amendement par le CÉR, veuillez soumettre tous les documents amendés et/ou ajoutés en lien avec les modifications envisagées (surligner en jaune vos révisions, afin de faciliter leur lecture) : 

• Formulaire de suivi éthique rempli 
• Devis de recherche révisé 
• Outils de collecte des données révisés et/ou nouveaux : affiches/messages de recrutement, courriels aux participants, guides d’entrevue, questionnaires, formulaires d’information et de consentement, etc. 
• Autorisations/ententes partenariales conclues ou renouvelées avec des institutions qui collaborent à votre projet (exemples : lettres officielles, courriels échangés, autres formes de communications tenues pour officielles) 
• Source de financement nouvelle ou prolongée : joindre l’avis ou la lettre d’octroi et le formulaire de demande de subvention (mentionnant le projet de recherche soumis) 

Télécharger le formulaire de demande de renouvellement annuel, de modifications apportées au projet ou de prolongation. 

Formulaires et gabarits 

Formulaire de demande d’approbation éthique d’un projet de recherche impliquant des êtres humains 

Ce formulaire vous demande d’indiquer toutes les informations pertinentes pour l’évaluation éthique de votre projet. Il contient une liste de vérification indiquant quels documents joindre à votre dossier. Notez qu’il importe de remplir le formulaire au meilleur de vos connaissances, dans les limites raisonnables des méthodes de recherche retenues. 

Exemple de formulaire de consentement 

Ce formulaire n’est à titre d’exemple seulement et ne vise en aucun cas à dédoubler les documents à fournir. Obtenir le consentement à la participation est obligatoire, mais les formes possibles et conformes du formulaire sont multiples. 

Formulaire de demande d’accès partiel aux fonds de recherche 

Ce document s’adresse aux chercheurs désirant obtenir un accès partiel à leurs fonds de recherche avant l’obtention du certificat d’éthique – pour des activités de recherche ne comportant pas de recours à des participants humains. 

Formulaire de demande de renouvellement annuel, de modifications apportées au projet ou de prolongation 

Ce document doit être rempli et rendu annuellement afin de maintenir la validité de l’approbation éthique et une dernière fois à la fin du projet.  

Il est entendu que le chercheur a l’obligation de signaler au CÉR tout incident grave dès qu’il survient ou de lui faire part de tout changement anticipé au protocole de recherche.  

Calendrier 2023-2024 des rencontres du CÉR

À noter que ce calendrier est sujet à changement en fonction du calendrier scolaire 2023-2024 du Collège de Maisonneuve.

Comment répondre aux commentaires du comité? 

Vous pouvez répondre aux commentaires et questions à même le courriel en indiquant les points auxquels vous répondez ou en reprenant la liste des commentaires. Il n’est pas nécessaire de créer une lettre de réponse. Les modifications demandées doivent être systématiquement surlignées en jaune dans vos documents. 

Documents de référence et politiques en vigueur au Collège de Maisonneuve 

Histoire de la recherche collégiale: du Québec au Collège de Maisonneuve 
Journée institutionnelle de la recherche et de l’innovation (18 janvier 2018) : Conférence d’ouverture 
Guide sur la gestion interne des fonds de recherche 
Politique d’éthique de la recherche avec des êtres humains : Guide à l’intention des enseignants titulaires des cours dans lesquels les étudiants réalisent des projets de recherche 
Politique d’éthique de la recherche avec des êtres humains 
Politique sur l’intégrité en recherche 
Politique sur les conflits d’intérêts en matière de recherche 
Conduite responsable et éthique de la recherche avec des êtres humains, le didacticiel 

Textes de référence – Gouvernements du Québec et du Canada : 

• Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche 
• Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains (CRSNG, IRSC et CRSH, 2018) [EPTC 2] 
• Groupe consultatif interagences en éthique de la recherche (GER) : interprétation de l’EPTC2 
• Politique sur la conduite responsable en recherche (2022) 
• Code civil du Québec